Wyodrębniona księgowość

Twoja organizacja jako beneficjent funduszy strukturalnych UE zgodnie z umową jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej księgowości, co oznacza, że  w planie kont musisz wyodrębnić konta kosztów  i przychodów dotyczące danego projektu. Ten wymóg jest zresztą zgodny z dobrą praktyką prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej każdego projektu.

Wyodrębnioną księgowość możesz zrobić poprzez wyodrębnienie odpowiednich kont w systemie księgowym lub nadanie odpowiedniego kodu dla wszystkich operacji dotyczących danego projektu. Wyodrębniony kod księgowy powinien umożliwić sporządzanie zestawień lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasu. Rejestr ten powinien zawierać takie dane jak:

• numer dowodu źródłowego,
• numer ewidencyjny lub księgowy dokumentu,
• datę wystawienia,
• kwotę brutto,
• kwotę netto,
• kwotę kwalifikowaną dotycząca projektu,
• określenie zakupionego towaru / usługi (rodzaj wydatku kwalifikowanego);
• sposób dokonania zapłaty;
• datę zapłaty
• informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu.

Obowiązek wyodrębnienia kont dotyczy:

- kont syntetycznych,

- kont analitycznych.

Plan kont

Zadbaj o to, żeby plan kont odzwierciedlał budżet projektu tak, aby ułatwić jego koordynatorowi  sprawne zarządzanie projektem od strony finansowej. Dobrze ułożony plan kont jest podstawą do przygotowania okresowego sprawozdania postępu realizacji projektu.

Poprzez modyfikację planu kont powinieneś wyodrębnić konta:

- kosztów,

- VAT,

- przychodów związanych z realizacją projektu,

- rachunku bankowego,

- rozrachunków z dostawcami.

Przykład

Stowarzyszenie „ABC" otrzymało środki  w ramach działania 7.2.2 -wsparcie ekonomii społecznej.  Na podstawie załączonego do umowy budżetu księgowa wydzieliła następujące konta księgowe przy założeniu, że organizacja prowadzi księgowość na kontach zespołu 5. Zespół kont 5 daje pełny obraz działalności tej organizacji. Organizacja rozlicza koszty pośrednie ryczałtowo. Do wyliczenia współczynnika organizacja wzięła takie koszty jak: czynsz, energia, ochrona lokalu, wynagrodzenie dyrektora, wynagrodzenie sekretarki. Ponieważ w zakładowej polityce finansowej tego rodzaju koszty zostały przyporządkowane do kosztów administracyjnych, to księgowa na kontach zespołu „5" koszty administracyjne wydzieli konta dla kosztów pośrednich

Dla projektu realizowanego ze środków unijnych księgowa wyodrębniła konta:

 w poziomie pierwszym 507 projekt EFS - POKL.07.02.02-77-008/08

 w drugim poziomie 01 środki unijne 

 w trzecim poziomie rodzaj zadania (od 01 do 06)

 w czwartym poziome kategoria budżetowa

Jak wynika z powyższej  tabeli, każda pozycja budżetowa ma przypisane odpowiednie konto księgowe. Stanowi to  duże ułatwienie dla koordynatora i dla księgowej, którzy będą w trakcie realizowania projektu monitorować jego wydatki. Koszty bezpośrednie mają swoje konta analityczne, natomiast koszty pośrednie będą ewidencjonowane z wykorzystaniem tzw. „wyróżnika"

Rodzaje kosztów 

Koszty realizacji projektu, a tym samym konta w planie kont, powinieneś podzielić na konta:

- koszty bezpośrednie

- koszty pośrednie

Koszty bezpośrednie  

Koszty bezpośrednie to te, które dotyczą bezpośrednio realizacji projektu i będą ponoszone zgodnie z podpisaną umową i budżetem.

Oto kilka przykładów kosztów bezpośrednich i wymaganej dokumentacji na potwierdzenie ich kwalifikowalności:

Koszty bezpośrednie - zakwaterowanie uczestników szkoleń:

1. W przypadku zamówień przekraczających 14.000 EURO wybór oferty powinien odbyć się zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w umowie o dofinansowanie EFS. W ramach wymagań konieczny jest m.in. zestaw ofert, który posłużyły do wybrania najkorzystniejszego ośrodka oraz pisemna informacja (protokół) o jego wybraniu, na podstawie przyjętych kryteriów. Trzeba pamiętać, że w przypadku zamówień o niższej wartości również należy stosować przejrzystą procedurę wyboru kontrahenta, przyjętą w organizacji (np. zebranie kilku ofert i wybór najkorzystniejszej z nich).

2. lista obecności uczestników szkolenia (w przypadku szkoleń kilkudniowych listy z każdego dnia)

3. FVAT wystawiona przez ośrodek

4.Dowód zapłaty

Koszty bezpośrednie - wynagrodzenie konsultantów:

1. umowa podpisana z konsultantem (umowa zlecenie lub umowa z osobą prowadzącą działalność gospodarczą);

2. ewidencja czasu pracy konsultanta zatwierdzona przez koordynatora (czy to jest wymaganie czy dobra praktyka?)

3. rachunek do umowy cywilnej z potwierdzeniem wykonania pracy

4. dowód zapłaty

Koszty bezpośrednie - wynajęcie sali lub zakup cateringu na szkolenia:

1 . zestaw ofert, które posłużyły do wybrania najkorzystniejszej  sali lub dostawcy usług cateringowych  i pisemna informacja o jego wybraniu,

2. umowa podpisana z firmą wynajmującą salę lub firmą cateringową,

3. FVAT za wykonaną usługę (zwróć uwagę, żeby wystawca faktury nie pomylił się w dacie wykonania usługi i wstawił datę odbytego szkolenia ... )

4. dowód zapłaty

Organizacja może również w kosztach bezpośrednich wykazywać takie koszty jak: telefon, Internet, koszty utrzymania biura. Oczywiście muszą one być uwzględnione w budżecie. Poniżej podajemy sposoby dokumentowania takich kosztów

Koszty bezpośrednie - dokumenty dotyczące kosztów telefonu i internetu (komórka, stacjonarny, łącza internetowe).

Podstawą kwalifikacji kosztów są:

1. uchwała zarządu, zarządzenie Dyrektora - oddające numer telefonu na potrzeby realizacji projektu

2. W przypadku niewydzielenia osobnej linii telefonicznej do obsługi projektu należy prowadzić książkę z rejestrem rozmów, kserować bilingi do rachunku, podkreślać rozmowy wykonane w ramach projektu i obliczać ich koszt. Dane te podlegają weryfikacji przez instytucje kontrolujące.

3. uchwała Zarządu, zarządzenie Dyrektora kalkulujące koszty łącza z internetem. Koszty Internetu szacuje się np. procentowo w stosunku do liczby wszystkich komputerów z Internetem w biurze: („n" stanowisk pracy zatrudnionych przy projekcie w proporcji do liczby wszystkich stanowisk pracy w biurze = % kosztów kwalifikowanych)

4. FVAT za telefon, Internet wraz z dowodem zapłaty (wyciąg bankowy, KW w przypadku gotówkowej zapłaty). Projekty EFS rozliczane są metodą kasową (czyli zapłata decyduje o ujęciu danego kosztu we wniosku o płatność). Koszty księgowane są memoriałowo, natomiast rozliczenie dokonuje się kasowo.

5. Zapłata (jeśli mówimy o koszcie kwalifikowanym.

Koszty bezpośrednie - dokumenty dotyczące kosztów eksploatacji i utrzymania biura (pod warunkiem, że nie ujmujesz tego w kosztach pośrednich).

Podstawą kwalifikacji kosztów są:

1.uchwała zarządu oddająca powierzchnię biura na potrzeby realizacji projektu i kalkulacja kosztów. Koszty szacujesz np. proporcjonalnie w stosunku do liczby wszystkich pracowników biura:

2. stanowiska pracy (specjalista, infolinia wolontariusz) w proporcji do liczby wszystkich stanowisk pracy w biurze = % kosztów kwalifikowanych

* procentowo w stosunku do zasobów lokalowych (np. powierzchnia wydzielona do realizacji projektu - pokój, pół pokoju itp.)

3. faktura za czynsz, energię, gaz itp. wraz z dowodem zapłaty (wyciąg bankowy, Kw)

Koszty pośrednie

W nowym okresie programowania masz do czynienia z kosztami pośrednimi. Są to koszty, które nie są bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego zadania będącego wynikiem realizowanego przez organizację projektu. Dokumentowanie tych kosztów zależne jest od sposobu, jaki wybrałeś do ich rozliczenia. . Wybór metody rozliczania kosztów (bezpośredni czy ryczałtowy) następuje przy składaniu wniosku o dotacje.

Jako koszty pośrednie możesz uznać takie koszty jak:

• wynagrodzenie zarządu (dyrektora, itp.)
• administracyjne (najem powierzchni biurowych, czynsz za lokal)
• media (energia elektryczna, energia cieplna, woda)
• amortyzacja
• usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe
• zakup materiałów biurowych 
• ubezpieczenia majątkowe
• ochrona
• zakup środków czystości
• sprzątanie pomieszczeń.

Rozliczanie kosztów pośrednich

Koszty pośrednie możesz rozliczać na dwa sposoby:

1. ryczałtem (na podstawie wskazanej w umowie o dofinansowanie proporcji);
2. na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków  z ich pełnym udokumentowaniem

W przypadku rozliczania kosztów na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków na każdym rachunku, który zostanie ujęty w projekcie jako koszt pośredni, musi znaleźć się stosowny opis. Trzeba tam umieścić wszystkie dane, analogicznie jak w przypadku opisu rachunku kosztów bezpośrednich (kategoria budżetowa, źródło finansowania itp.).

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są rozliczane w momencie składania wniosku o płatność: ich wartość jest wyliczona na podstawie wartości dokonanych i uwzględnionych we wniosku o płatność wydatków bezpośrednich.

Dokumenty dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych metoda ryczałtową nie muszą być opisywane zgodnie z wymogami POKL, a powinny być opatrzone przyjętym w organizacji opisem dokumentu finansowego.  W przypadku kontroli będzie sprawdzana tylko metodologia, jaką zastosowałeś do wyliczenia stawki procentowej, dzięki której będziesz liczyć koszty pośrednie. Koszty te najbezpieczniej rozliczać u siebie w księgowości po zatwierdzeniu wniosku płatniczego, gdyż wiadomo wówczas, jaką kwotę ostatecznie możesz rozliczyć. Na podstawie zatwierdzonego wniosku płatniczego księgowa wystawi PK na zatwierdzoną kwotę kosztów pośrednich i zaksięguje je na kontach 840.07 / 700.07, a także dokona stosownego przeksięgowania kosztów pośrednich. W przypadku wcześniej wspomnianego stowarzyszeni „ABC" księgowa wystawi polecenie księgowe i z kosztów administracyjnych pokrytych ze środków własnych organizacji (fundusz statutowy) przeksięguje określone koszty w koszty pośrednie projektu EFS:

Wn konto 550.xx.xx (wyróżnik) EFS / Ma konto 550.xx.xx (wyróżnik) ABC.

Sposób przeksięgowania zależy od planu kont organizacji, a także sposobu księgowania wydatków pokrywanych ze środków własnych, czyli nieprojektowych. Jeżeli zbiera je na jednym koncie, to może przeksięgowanie zrobić jednym zapisem. W przypadku księgowania takich wydatków na kontach analitycznych przeksięgowanie ich powinno być zgodne z zasadą, jaką kieruje się organizacja.

Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich ryczałtem

Jak już wspomniałam, w trakcie realizacji projektu może być kontrolowana metodologia wyliczenia kosztów pośrednich. Metodologia ta jest tworzona przez organizację na etapie budowania budżetu i powinna istnieć w formie pisemnej. Oto przykładowy sposób metodologii  budżetowania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem:

Wartość kosztów pośrednich rozliczana ryczałtem została ograniczona następującymi limitami (koszty bezpośrednie liczone są po odjęciu kosztów przeznaczonych na cross-financing):

- do 20% bezpośrednich kosztów projektu dla projektów o wartości do 2 mln zł;

- do 15% bezpośrednich kosztów projektu dla projektów o wartości od 2 mln zł do 5 mln zł włącznie

- do 10% bezpośrednich kosztów projektu dla projektów o wartości powyżej 5 mln zł.

Limit procentowy kosztów pośrednich jest określony przez organizację na poziomie konstruowania budżetu i jest podany w umowie. Podstawą do jego określenia są rzeczywiste koszty poniesione przez organizację. 

Przykład

Fundacja postanowiła ubiegać się dofinansowane ze środków EFS. W wytycznych  konkursowych jest informacja o możliwości rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem. . Organizacja stara się o dofinansowanie w wysokości 900 tys. zł, co oznacza, że może rozliczyć koszty pośrednie do 20% kwoty dofinansowania (max. 180 tys. zł). Dofinansowanie będzie dotyczyło 8 mies. Oto możliwy sposób kalkulacji kosztów pośrednich:

1. bierzesz obroty organizacji za np. 8 mies. roku ubiegłego (analogiczny okres) i tworzysz równanie:

koszty bezpośrednie projektu składanego (bez cross-financingu)

-------------------------------------------   = x%

obroty organizacji za okres analogiczny

2. wyliczony z powyższego równania wskaźnik posłuży do wyliczenia takich kosztów jak:

• (wynagrodzenie dyrektora z 8 mies. * x%)
• wynagrodzenie księgowego z 8 mies. * x%)
• koszty materiałów biurowych z 8 mies. * x%
• usługi związane z bieżąca obsługą (np.?)z 8 mies. * x%

do wyliczenia kosztów pośrednich dotyczących pomieszczeń możesz się posłużyć innym wskaźnikiem wyliczonym wg wzoru

powierzchnia pomieszczeń wykorzystywanych do projektu

------------------------------------------------------------------------ = y%

powierzchnia całkowita

3. tym wskaźnikiem będziesz liczyć takie koszty jak:

• czynsz z 8 mies. * y%
• energia z 8 mies. *y%
• media (woda, gaz, CO) z 8 mies. * y%
• ochrona z 8 mies. * y%
• sprzątanie z 8 mies. * y%
• amortyzacja budynku z 8 mies. *y%

4. z wyliczenia wskaźnikami x% i y% kosztów  otrzymasz  sumę (Z), która posłuży do wyliczenia wskaźnika, jakim będziesz rozliczać  ryczałtem koszty pośrednie danego projektu, który wyliczysz z równania:

            kwota Z

------------------------------------- =  W%

        koszty bezpośrednie projektu

5. wyliczony wskaźnik W% umieszczasz w budżecie; po zaakceptowaniu projektu tym wskaźnikiem będziesz rozliczać koszty pośrednie do wydatkowanych kosztów bezpośrednich na podstawie złożonego wniosku o płatność.

Wkład własny

Wkład własny finansowy

Dotacja EFS często nie zapewnia sfinansowania całości kosztów projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany zapewnić wkład własny w wysokości nie mniejszej niż 20% kosztów realizacji projektu. Pamiętaj, że jeśli przewidujesz w projekcie wkład własny finansowy, to powinieneś do niego ustalić oddzielne konta księgowe. Finansowy wkład własny musi być widoczny na kontach.

Przykład

Organizacja otrzymała środki na prowadzenie punktu konsultacyjnego szkoleń dla osób bezrobotnych. Organizacja musi wnieść wkład własny do realizowanego projektu. Koszt bezpośredni można ująć w następujący sposób:

Jak wynika z tej tabelki, każda pozycja budżetowa ma przypisane odpowiednie konto księgowe.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków powinny być one także księgowane na wydzielonych kontach księgowych, tak aby były widoczne dla przyszłych kontroli. W tym przypadku organizacja jako koszty pośrednie uznała koszty administracyjne, tj. czynsz, energię, ubezpieczenie lokalu i sprzętu. Koszty pośrednie, jakie organizacja może ponosić w ramach projektu, ustalono na poziomie umowy i mają one wynosić 20% kosztów bezpośrednich. Do przykładu wzięto jako konta administracyjne konta zespołu 550. Można w drugim poziomie podzielić je tak, jak wynika to z układu rachunku wyników. W takim wypadku koszty administracyjne można podzielić na trzy poziomy:

Wkład własny niepieniężny

Wkład niepieniężny to wniesienie do projektu określonych składników majątku Beneficjenta, tj. (nieruchomość, urządzenia, materiały, badania, świadczenia wykonywane przez wolontariuszy). W przypadku wkładu niepieniężnego w postaci majątku (nieruchomości, urządzenia ) podlega on wycenie np. w postaci sporządzonej ekspertyzy wykonanej przez rzeczoznawcę lub poprzez inne materiały tj. wykazy cen rynkowych.

Nowością w obecnych projektach jest ewidencjonowanie wkładu niepieniężnego. Księgowanie tych kosztów powinno odbywać się na kontach pozabilansowych. Zapisy na tych kontach muszą odpowiadać zapisom w sprawozdaniu organizacji.

Taka ewidencja może odbywać się np. w następujący sposób

                        051                  - wkład niepieniężny projekt EFS (konta pozabilansowe)

                        051.01             - amortyzacja

                        051.02             - praca wolontariuszy

Wkład niepieniężny - dokumenty dotyczące zatrudnienia wolontariuszy

Jeżeli projekt wymaga rzeczowego wkładu własnego, można w tym celu do realizacji projektu „zatrudnić" wolontariuszy. Każdy wolontariusz zaangażowany w realizację projektu pracuje na postawie porozumienia o współpracy (obok nazwy stanowiska pracy należy zamieścić informację, że osoba pracuje na rzecz projektu „nazwa projektu" finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Sektorowy Program Operacyjny Kapitał Ludzki Działanie xxxx Nr projektu XXXXXXXXXXXX). Dla własnej informacji warto prowadzić ewidencję zawartych porozumień z wolontariuszami

Niezbędne dokumenty potwierdzające wykonanie pracy wolontarystycznej wg wytycznych EFS to:

1) wypełniona karta czasu pracy w bieżącym miesiącu: karta podpisana przez wolontariusza i jego przełożonego, ostemplowana,

2) kserokopia porozumienia z wolontariuszem i ewentualny zakres obowiązków,

3) oświadczenie wolontariusza szacujące wartość jego pracy wolontarystycznej w danym miesiącu,

4) kalkulacja kosztów, na podstawie której wyceniono czas pracy wolontariusza.

W przypadku amortyzacji koszty będą dokumentowane poleceniem księgowania wystawionym na podstawie arkusza umorzeniowego.

Pozostała wyróżniona ewidencja kont księgowych projektu POKL

Razem z kontami kosztów powinny powstać w nowym planie kont konta dotyczące przychodów przyszłych okresów (np. 840.07), konta przychodów (statutowych, pozostałe przychody np. 700.07) oraz konta rozrachunki z instytucją wdrażającą (np. 200.01) a także rozrachunki z dostawcami w ramach tego projektu (np. 201.07) . Na w/w kontach będą dokonywane takie księgowania jak np:

1. księgowanie podpisanej umowy Wn konto rozrachunki z instytucją wdrażającą Ma konto przychody przyszłych okresów (analityka dotycząca danej umowy) np. 200.01 / 840. 07

2. księgowanie otrzymanej płatności na podstawie wyciągu bankowego Wn konto rachunek bankowe Ma konto rozrachunki z instytucją wdrażającą np. 131.01 / 200.07

3. na podstawie poniesionych kosztów na koniec każdego m-ca księgowa powinna wystawić polecenie księgowe które zostanie zaksięgowane Wn konto przychody przyszłych okresów (analityka dotycząca danej umowy) Ma konto przychody statutowe, pozostałe przychody operacyjne w analityce dana umowa np. 840.07 / 700.07

Zarządzanie finansami

Monitoring wydatków w ramach realizowanego projektu jest obowiązkiem koordynatora. To on  czuwa nad budżetem i jego realizacją, a także płynnością finansową projektu. Koordynator powinien zrobić symulację wydatków w projekcie w oparciu o posiadane dane (merytoryczne i finansowe). Tak stworzona symulacja powinna stać się dokumentem, na podstawie którego będą dokonywane wydatki. Warto tu wspomnieć o współpracy pomiędzy liderem projektu a partnerami, a także o tym, aby o sporządzonym harmonogramie  powiadomić księgowych.

Na podstawie stworzonej symulacji organizacja powinna przewidzieć harmonogramy płatności. Pamiętaj także o tym, aby w rozliczeniach wykazywać większe wydatki niż przewiduje próg w umowie. Jest to ważne, bo jeśli jakieś koszty zostaną uznane za niekwalifikowane i zabraknie nawet 1 zł do osiągnięcia wymaganego progu wydatków, cały wniosek zostanie odrzucony i przedłuży to przesłanie kolejnej wypłaty raty dotacji.

Przykład

Organizacja otrzymała kolejna transzę na kwotę 100.000 zł. Kolejny wniosek o płatność może złożyć, gdy dokona 70% wydatków (70.000 zł) przekazanych środków. Organizacja w rozliczeniu wykazała wydatki na kwotę 78.000 zł. W trakcie weryfikacji rozliczenia przez instytucję wdrażającą zakwestionowano rachunki na kwotę 2.500 zł., które uznano jako koszty niekwalifikowane.  Do rozliczenia przyjęto kwotę 75.500 zł. Tym samym próg 60% został zachowany. Organizacja otrzyma kolejną płatność. Gdyby jednak złożyła wniosek na kwotę 60.000 zł, z których zakwestionowano by  te na 2.500 zł, wówczas nie osiągnęłaby zakładanego progu, a tym samym nie otrzymałaby kolejnej transzy.

Harmonogram płatności

W przypadku realizacji projektów bardzo ważne jest wydawanie środków zgodnie z harmonogramem. Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące, gdyż tylko pierwsza transza otrzymanych środków to zaliczka. Następne płatności są dokonywane przez instytucje wdrażającą na podstawie wystawionego przez organizację wniosku o płatność po wydaniu min.70% wcześniej otrzymanej zaliczki. Należy pamiętać, że w danym roku realizacji projektu można otrzymać tylko wartość transzy przeznaczonych na pokrycie kosztów danego roku, zgodnie z zatwierdzonym budżetem. W dodatku, na koniec roku należy oszacować, zgłosić w wyznaczonym terminie i zwrócić środki, których nie wydamy w danym roku (tzw. środki niewygasające). Należy też mieć świadomość, że środki na kolejny rok mogą być wypłacone z opóźnieniem, należy więc się liczyć zaburzeniem płynności finansowej i brakiem środków EFS na pokrycie kosztów początku kolejnego roku realizacji projektu.

Instytucja wdrażająca ma 20 dni roboczych od daty otrzymania wniosku na rozpatrzenie jego poprawności, a po jego zatwierdzeniu organizacja czeka dalsze 20 dni roboczych na wypłatę środków.

W związku z powyższym każdy kto realizuje projekty finansowane ze środków EFS  musi być zdyscyplinowany, aby niepotrzebnie nie przedłużać i tak długiego, bo już 8 tygodniowego okresu oczekiwania na kolejne środki finansowe. W tym celu należy :

• dobrze rozpisać wydatki w budżecie
• przestrzegać terminów realizacji projektu
• zdyscyplinować współpracowników (partnerów) w celu terminowego wydawania środków i rozliczania się z nich

• na bieżąco „opracowywać" dokumenty dotyczące rozliczeń z instytucją wdrażającą.

Aby dotrzymać wszystkich wymienionych powyżej punktów, należy dobrze klasyfikować i  opisywać merytorycznie dokumenty źródłowe.

W obecnym okresie programowania rozliczenie z instytucją wdrażająca odbywa się na podstawie zapłaconych rachunków, faktur (metoda kasowa). Oznacza to, że jeżeli będziesz szykować rozliczenie, to koszty bezpośrednie i naliczone koszty pośrednie będą liczone wg zapłaconych dokumentów. Dość dużym ułatwieniem jest to, że koszty liczone są narastająco, więc nie ma obawy, że jeżeli w danym okresie organizacja nie „uzbiera" kosztów pośrednich, to one jej „przepadną"

Monitoring budżetu

Przykład

Stowarzyszenie w ramach realizowanego  projektu ma następujący budżet kosztów bezpośrednich. Koszty pośrednie Stowarzyszenie rozlicza ryczałtowo w wysokości 15,6% w stosunku do kosztów bezpośrednich.

Zgodnie z harmonogramem realizacji projektu w pierwszym  miesiącu organizacja poniosła określone koszty. Kierownik projektu-koordynator przekazał księgowej następujące dokumenty księgowe:

Lista płac z uwzględnieniem  wynagrodzenia koordynatora, asystenta,  specjalisty ds. ewaluacji, specjalisty ds edukacji, animatora partnerstw

Pozostałe koszty poniesione w tym miesiącu:

Po zaksięgowaniu m-ca księgowa sporządziła wydruki

Na podstawie otrzymanych wydruków koordynator przeanalizował koszty pierwszego mies. realizacji projektu.  Porównał wydatki z budżetem projektu.

Od razu widać, że poniesione wydatki  nie są takie jak w harmonogramie. Po przeanalizowaniu okazuje się, że są „oszczędności" na opłatach bankowych i na wynagrodzeniu konsultantów. „Oszczędności" w opłatach bankowych będą pewnie wydawane w późniejszym czasie realizacji projektu, natomiast brak realizacji w punkcie „ konsultanci" może wskazywać na problemy, które koordynator powinien rozwiązać na bieżąco. Każdy z czterech konsultantów wg budżetu miał  wypracować 40 godzin m-cznie. Jak widać z realizacji budżetu, swoją "normę" wypracowało tylko dwóch konsultantów.

Co zrobić w takiej sytuacji? Zależy to od dwóch aspektów. Pierwszy aspekt  to kwestia, czy dwaj pozostali konsultanci nie pracowali w ogóle,  czy tez złożyli rachunki w następnym miesiącu. Gdyby złożyli rachunki w następnym miesiącu, to nie ma problemu, natomiast gdyby w ogóle nie pracowali, to albo nadrobią,  albo jest „nadwyżka" Wszystko zależy od zapisów, jakie organizacja ma w umowie. Jeżeli wolno  przesuwać środki, to musisz tylko sprawdzić, czy przesuniecie to mieści się w ramach przyznanego limitu.  Mimo pozwolenia na przesunięcia w umowie, należy się upewnić, o jakich zmianach trzeba informować grantodawcę

Pamiętaj! Podobna analiza wydatków  powinna być przeprowadzana raz w miesiącu. Dzięki takiej skrupulatności unikniesz  rozczarowania w momencie sporządzania rozliczenia wraz z wnioskiem o płatność. Tylko dzięki systematyczności możesz być pewien, że planowo realizujesz  projekt i  uniknąłeś  błędu przy księgowaniu .

Na koniec miesiąca księgowa sprawdziła również saldo konta 201.07 „rozrachunki z dostawcami w ramach projektu EFS". Ponieważ wynosiło ono zero, a zobowiązania wobec budżetu z tytułu podatków i ubezpieczeń społecznych również zostały uregulowane, to na podstawie ww. wydruku poniesionych kosztów księgowa  wystawiła polecenie księgowe, które z konta 840.07 „przychody przyszłych okresów EFS"  przeniosła na konto 700.07 „przychody statutowe" kwotę 18.275,00. Tym samym Stowarzyszenie na przychodach i kosztach tego projektu miało zaksięgowaną kwotę 18.275,00.

PODSTAWA PRAWNA

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j. t. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.)