Tu wpisz hasło z aktualizacji

Rachunkowość

VAT

Podatki dochodowe

Pracownik w organizacji

Rozliczanie dotacji ze środków UE

Nowości

Pytania i odpowiedzi

Zadaj pytanie

Wskaźniki

Pracownik w organizacji

[2009-07-06]

URLOP PRACOWNIKA - ZASADY OBLICZANIA I WYPŁATY WYNAGRODZENIA

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. W przypadku gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie urlopowe powinno zostać obliczone na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeśli wysokość tych składników ulegała znacznym wahaniom, to można ten okres przedłużyć do 12 miesięcy.

Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej; rozporządzenie urlopowe).

Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane i uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym

Ustalając wynagrodzenie urlopowe, musisz pamiętać, że część dodatkowych składników wynagrodzenia pracowników nie jest brana pod uwagę. Przepisy rozporządzenia urlopowego określają katalog takich składników.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego nie uwzględniasz następujących świadczeń:
• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce finansowej,
• odpraw emerytalno-rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

Przytoczony katalog świadczeń ma charakter zamknięty, a więc wszystkie pozostałe świadczenia ze stosunku pracy powinieneś wziąć pod uwagę, ustalając wynagrodzenie za urlop.

W związku z tym, obliczając wynagrodzenie urlopowe pracownika, weź pod uwagę następujące składniki wynagrodzenia:
• pensję zasadniczą,
• dodatki do wynagrodzenia (np. stażowy, funkcyjny, za pracę w warunkach szkodliwych),
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz dodatki za pracę w nocy,
• wynagrodzenie za czas pełnionego przez pracownika dyżuru,
• wynagrodzenie za przerwy w przerywanym czasie pracy,
• premie regulaminowe.

Obliczanie wynagrodzenia urlopowego pracowników

W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości, w miesiącu wykorzystywania urlopu powinien otrzymać wynagrodzenie w przysługującej mu stałej miesięcznej wysokości, bez względu na długość trwania urlopu. Oznacza to również, że pracownik, którego urlop wypoczynkowy trwał miesiąc, otrzyma również pensję w stałej przysługującej mu wysokości.

Przykład 1
W jaki sposób ustalić wynagrodzenie naszego pracownika za 8 dni jego urlopu wypoczynkowego w kwietniu 2009 r.? Pracownik ten pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. Otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 2000 zł.
Wynagrodzenie urlopowe obliczasz:
1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa:

Wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach 2009 r.

MIESIĄC LICZBA GODZIN DO PRZEPRACOWANIA
Styczeń 168
Luty 160
Marzec 176
Kwiecień 168
Maj 160
Czerwiec 168
Lipiec 184
Sierpień 160
Wrzesień 176
Październik 176
Listopad 160
Grudzień 168

2000 zł : 168 godzin do przepracowania w kwietniu = 11,90 zł - tyle wynosi wynagrodzenie tego pracownika za jedną godzinę pracy.

2. Następnie, tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy musisz pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego pracownikowi jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
8 dni urlopu x 8 godzin dziennie = 64 godziny urlopu
64 godziny urlopu x 11,90 wynagrodzenie za jedną godzinę pracy = 761,60 zł
Pracownik za 8 dni urlopu wypoczynkowego powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe w wysokości 761,60 zł

Natomiast, w przypadku gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się ze zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas uwzględnia się je w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu.

Do zmiennych składników wynagrodzenia możesz zaliczyć m.in.:
• wynagrodzenie prowizyjne,
• wynagrodzenie określone stawką godzinową,
• wynagrodzenie akordowe,
• wynagrodzenie za nadgodziny,
• oraz dodatki za pracę w porze nocnej.
Wyliczona na podstawie zmiennych składników wynagrodzenia średnia z 3 miesięcy stanowi tzw. podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Przykład 2
W maju nasz pracownik korzystał z 10-dniowego urlopu wypoczynkowego. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie na podstawie zmiennych składników wynagrodzenia. Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego, jakie wynagrodzenie powinniśmy uwzględnić?
Pracownik otrzymał:
- w kwietniu 1.800 zł,
- w marcu 2.000 zł,
- w lutym 1.700 zł.

Do obliczenia wynagrodzenia urlopowego tego pracownika należy uwzględnić średnie wynagrodzenie wypłacone mu w 3 poprzednich miesiącach kalendarzowych. Zakładając, że pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, obliczasz:
1.800 zł + 2.000 zł + 1.700 zł = 5.500 zł
5.500 zł : 3 = 1.833,33 zł - podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego pracownika.

Świadczenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Często zdarza się, że pracownik otrzymuje od pracodawcy świadczenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, np. premie kwartalne lub półroczne. Takie składniki wynagrodzenia nie są wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego pracownika.

Przykład 3
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się z pensji zasadniczej w wysokości
1.900 zł, premii regulaminowej uzależnionej od wyników pracy w wysokości od 10% do 30% pensji zasadniczej. Pracownik ten jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, w kwietniu wykorzysta 12 dni urlopu wypoczynkowego. W styczniu pracownik otrzymał premię 20%, w lutym i marcu po 10%.
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1.900 zł.
Podstawa wymiaru wynikająca ze zmiennych składników wynagrodzenia, czyli z premii wynosi:
380 zł (20% premii za styczeń) + 190 zł (10% premii za luty) + 190 zł (10% premii za marzec) = 760 zł,
W sumie podstawa wymiaru wynikająca ze zmiennych składników wynagrodzenia wynosi 760 zł.
Następnie, podstawę wymiaru musisz podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach, a więc:
• 168 godziny przepracowane w styczniu,
• 160 godziny przepracowane w lutym,
• 176 godzin przepracowanych w marcu.
razem 504 godzin
760 zł : 504 godzin = 1,51 zł - stawka godzinowa.
Stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, jaką przepracowałby pracownik w trakcie urlopu:
12 dni urlopu x 8 godz. = 96 godz.,
96 godz. x 1,51 zł = 144,96 zł.
Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za kwiecień w wysokości:
1900 zł + 144,96 zł = 2.044,96 zł

Wynagrodzenie ulega znacznym wahaniom

W sytuacji, gdy pracownicy otrzymują wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe, których wysokość w poszczególnych miesiącach różni się od siebie znacznie, a także przy premiach o zmiennej wysokości, obliczając wynagrodzenie urlopowe można uwzględnić do średniej urlopowej wynagrodzenie za okres 12 poprzednich miesięcy, jeśli przez cały ten czas jego wysokość ulegała częstym zmianom.

Ekwiwalent za urlop

Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop danego pracownika obliczasz w następujący sposób:

1. ustalasz wysokość miesięcznego wynagrodzenia pracownika.
Przy ustalaniu wysokości miesięcznego wynagrodzenia pracownika powinieneś również pamiętać, że nie wszystkie składniki wynagrodzenia wliczane są do wynagrodzenia ustalanego jako podstawa wymiaru. W tej kwestii przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu za urlop należy stosować takie same zasady, jak przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego

2. ustalasz współczynnik ekwiwalentowy
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w dniu, w którym pracownik nabywa do niego prawo, a więc w ostatnim dniu zatrudnienia.
Stanowisko takie zgodne jest również z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 grudnia 1996 r. (sygn. akt I PKN 34/96; OSNAP 1997/13/237) - roszczenie o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, bez względu na to, czy chodzi o urlop bieżący, czy zaległy, staje się wymagalne w dacie rozwiązania stosunku pracy.
Niedotrzymanie przez pracodawcę terminu wypłaty ekwiwalentu powoduje konieczność wypłacenia także odsetek za opóźnienie. Odsetki te należą się pracownikowi za cały czas opóźnienia, chociażby nie poniósł on szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które zakład pracy nie ponosi odpowiedzialności.

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
365 - 112 = 253 : 12= 21,08
W 2009 r. współczynnik ekwiwalentowy wynosi 21,08.

3. ustalasz wysokość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu, czyli dzielisz sumę miesięcznych wynagrodzeń pracownika przez współczynnik ekwiwalentowi,
4. ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu niewykorzystanego (§ 18, 19 rozporządzenia urlopowego)

Dopłaty do wypoczynku

Pomoc w formie dopłaty do wypoczynku osób uprawnionych do korzystania z Funduszu ma charakter uznaniowy. Przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zasady i warunki korzystania ze świadczeń Funduszu powinny być szczegółowo określone w regulaminie. Świadczenia z Funduszu, w tym również dopłaty do wypoczynku, muszą być przyznawane według kryterium socjalnego. Pomoc powinna bowiem trafiać do osób faktycznie jej potrzebujących, np. do pracowników lub emerytów, którzy osiągają niski dochód na jedną osobę w rodzinie.

Przyznanie dopłaty do wypoczynku powinno być poprzedzone zbadaniem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej uprawnionej osoby.
Sama informacja o wysokości otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia nie wystarczy. Informacja tak nie wskazuje bowiem faktycznej sytuacji uprawnionego do korzystania ze środków Funduszu. Przykładowo, całkowicie inna będzie sytuacja dwóch pracowników otrzymujących wynagrodzenie w takiej samej wysokości, z których jeden utrzymuje kilkuosobową rodzinę, a drugi jest osobą samotną.
Przy ocenie sytuacji materialnej pracownika musisz brać pod uwagę dochody pracownika osiągane również poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem.

Przykład 4
Czy można żądać od pracownika oświadczenia o dochodach jego i jego rodziny w celu ustalenia prawa oraz wysokości dofinansowania do wypoczynku z zfśs?
Czy pracodawca może żądać od pracownika PIT-u za zeszły rok?

Wymaganie od pracownika oświadczenia o jego sytuacji materialnej jest nie tylko dopuszczalne, ale i niezbędne. Natomiast zbyt daleko idącym działaniem byłoby żądanie od pracowników przedstawienia PIT-ów np. za zeszły rok.
Przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być poprzedzone zbadaniem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej uprawnionej osoby. Wysokość wynagrodzenia nie jest wystarczającą informacją.
Brak jest natomiast przepisów, które w sposób jednoznaczny nakazywałyby lub zakazywały składania przez pracowników również PIT-ów na potwierdzenie uzyskiwanych dochodów. Moim zdaniem, pracodawca nie może żądać takich dokumentów, ponieważ nie można zakładać, że oświadczenia składane przez pracowników są niezgodne z prawdą.

W celu ustalenia, czy dana osoba spełnia warunki do korzystania ze środków Funduszu (dopłaty do wypoczynku), najczęściej żąda się od niej przedłożenia oświadczenia dotyczącego np. średniej wysokości dochodów przypadających na jednego członka rodziny. W takim oświadczeniu należy wskazać dochody z wszystkich źródeł oraz liczbę członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.
Niezłożenie pracodawcy oświadczenia o sytuacji materialnej pracownika może stanowić przyczynę odmowy przyznania dopłaty do wypoczynku. W takiej sytuacji pracodawca nie ma bowiem możliwości ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Domaganie się przez pracodawcę złożenia informacji o sytuacji rodzinno-materialnej pracownika w celu ustalenia wysokości świadczenia z Funduszu jest zgodne z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Praktycznie tylko w ten sposób może on ustalić, czy osoba jest uprawniona do dopłaty do wypoczynku.
Pracodawca nie może przyznawać świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w oderwaniu od kryterium socjalnego. Przyznawanie tych świadczeń musi być zawsze uzależnione od konkretnej sytuacji danej osoby. Niedopuszczalne jest stosowanie zasady „każdemu po równo". Mało prawdopodobne jest bowiem, aby np. dwie osoby uprawnione miały taką samą lub zbliżoną sytuację materialną, życiową i rodzinną.

Podstawa prawna:
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 6, poz. 33,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. nr 2, poz. 14, ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 217, poz. 1591,
• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - tekst jedn. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 2379, poz. 1656.

 

Poleć

Zamów na bezpłatny test

Autorzy

W ostatniej aktualizacji

W najbliższej aktualizacji

Opinie Czytelników

Jak korzystać z poradnika

Linki