• Dokumentację rachunkową i podatkową - prowadzenie ksiąg organizacji, politykę rachunkowości, plan kont, instrukcję inwentaryzacyjną, kartę środka trwałego, tabele amortyzacyjne, instrukcję kasową, roczne sprawozdanie finansowe, zgłoszenie do Urzędu Skarbowego NIP 2, VAT R, rejestry VAT
• Dokumentację wewnętrzną organizacji i inne dokumenty- księgę uchwał, rejestr umów, instrukcję obiegu dokumentów, ewidencję środków trwałych i nakładów niskocennych, druk F01 sporządzany do GUS
• Dokumentację pracowniczą - regulamin pracy, regulamin wynagradzania, instrukcję bhp, dokumenty ZUS i US (np. PIT 2), zgłoszenie do PIP, listy płac, karty czasu pracy, ewidencja urlopów, akta osobowe pracowników, umowę wolontariacką, dokumentację związaną z odbywanymi podróżami służbowymi, przebieg ewidencji pojazdu, karta wypadku, dokumentację związaną z powierzeniem mienia materialnego pracownikom

Dokumentacja rachunkowa

Prowadzenie ksiąg organizacji

Wszystkie dokumenty finansowe zbierane w organizacji są źródłem informacji o naszej organizacji. Dokumenty te są potwierdzeniem zdarzeń gospodarczych i służą jako materiał dowodowy zarówno w obszarze rachunkowości, podatków jak i w obrocie gospodarczym. Zebrane przez nas dokumenty po dokonaniu odpowiedniej kwalifikacji do ksiąg - dekretacji mogą zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych jako dowody księgowe. Dowód księgowy to jeden lub kilka dokumentów księgowych potwierdzających operację gospodarczą, którą ma wpływ na zasoby majątkowe jednostki.
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach są tzw. dowodami źródłowymi. Cechy dowodu źródłowego to:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych" (art. 20 ust. 5 uor).

Zgodnie z artykułem 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania".

Przy czym pamiętaj, że możesz nie zamieszczać na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dowody w językach obcych mogą być ujęte w księgach Twojej organizacji pod warunkiem, że w przypadku kontroli bądź badania biegłego rewidenta Twoja organizacja przetłumaczy je na język polski.

Dowody księgowe dzielisz na:
• dowody wewnętrzne - są potwierdzeniem operacji dokonanych wewnątrz Organizacji. Dowody te powinny być w organizacji drukami ścisłego zarachowania i muszą być odrębnie ewidencjonowane. Dowodem wewnętrznym może być wystawiona delegacja, wniosek o zaliczkę, itp.
• dowody zewnętrzne: obce i własne - dowody obce - sa to dowody dokonanych przez organizację zakupów, np. FV, rachunki, paragony, dowody przekazania darowizn, wyciągi bankowe i powinny znajdować się w organizacji wyłącznie w oryginale. Dowody własne - przechowujemy w organizacji w kopii, a oryginał jest przekazywany do adresata, mogą to np. być potwierdzenia salda.

Ogólne zasady gromadzenia dokumentów przedstawione są poniżej:
• Dowody kasowe - składają się na raport kasowy (RK), powinny być traktowane łącznie dla dowodów kasowych i raportów kasowych.
• Dowody bankowe - są częścią wyciągu bankowego z rachunku Organizacji ( WB) i muszą być gromadzone oraz przechowywane jako jego załączniki.
• Dowody zakupu - nie jest ustawowo określone w jaki sposób należy je zbierać, w praktyce zbiera się je najczęściej w następujących zbiorach: dowody zakupu usług, dowody zakupu materiałów i towarów, faktury VAT, Rachunki, zakup środków trwałych, pozostałe zakupy
• Dowody sprzedaży - podobnie jak przy dowodach zakupu należy posłużyć się praktyką. Możemy tutaj wyróżnić zbiory tj: sprzedaż VAT, sprzedaż gotówkowa, sprzedaż towarów, sprzedaż materiałów, sprzedaż towarów, sprzedaż pozostała
• Dowody uzupełniające - dowody o różnym charakterze możemy zebrać jako np.: dowody pozostałe, dowody uzupełniające

Uwaga! W zależności od rozmiarów prowadzonej działalności przez Twoją organizację, a co za tym idzie od ilości gromadzonych dokumentów księgowych w miesiącu sposoby ich gromadzenia mogą być uproszczone, tzn. pojawią się np. tylko dowody bankowe i kasowe, lub tylko dowody bankowe i dowody zakupu bez dalszego ich różnicowania.

Polityka rachunkowości

Każda jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, wynika to z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Politykę rachunkowości spisuje, ustala i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 uor). Przyjęte do stosowania rozwiązania (w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru) powinny uwzględniać wielkość i specyfikę działalności danej jednostki oraz zapewnić wymaganą jakość sprawozdań finansowych i ksiąg rachunkowych.

Pamietaj! Zasady polityki rachunkowości powinny zostać przyjęte uchwałą zarządu Twojej organizacji. Przy czym uchwałę tę powinien podpisać kierownik jednostki, czyli prezes organizacji, lub - jeśli do reprezentacji i podejmowania uchwał zgodnie ze statutem Twojej organizacji uprawione są więcej niż jedna osoba - to wszyscy uprawnieni do tego członkowie zarządu.

Uchwała nr .................
Zarządu fundacji/stowarzyszenia
Na posiedzeniu Zarządu Fundacji/Stowarzyszenia w dniu .............., Zarząd Fundacji/Stowarzyszenia uchwala, co następuje :
§ 1
1. Uchwala się politykę rachunkowości Fundacji/Stowarzyszenia- treść przyjętych zasad Polityki rachunkowości stanowi integralny załącznik nr 1 do niniejszej Uchwały.
2. Uchwala się plan kont Fundacji/Stowarzyszenia- wzór planu kont Fundacji stanowi integralnych załącznik nr 2 do niniejszej uchwały.
§ 2
Uchwala wchodzi w życie w dniu podjęcia.
§ 3
Nadzór i prowadzenie ksiąg rachunkowych Fundacji/Stowarzyszenia ................. powierza się ..................... - Prezesowi Zarządu/Biuru Rachunkowemu .................
Za Zarząd Fundacji
Polityka rachunkowości (wzór)

Art.10 Ustawy o Rachunkowości określa, jaką dokumentację powinna posiadać jednostka w przyjętych przez nią zasadach rachunkowości, aby mogłyby być one uznane za prawidłowe:

1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (9Art.11 ustawy o rachunkowości)

W fundacji/stowarzyszeniu. ......................... z siedzibą ....................................
księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie...........

W fundacji/stowarzyszeniu. ......................... z siedzibą ....................................
księgi rachunkowe prowadzone są we własnym zakresie/przez Biuro Rachunkowe...........

Część I - Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych (art. 3 ust 1 pkt.8 i 9 ustawy o rachunkowości).

Ustala się rok obrotowy jako rok kalendarzowy, składający się z 12 okresów sprawozdawczych (miesięcy).

Okres sprawozdawczy (art. 3 ust 1 pkt 8 ustawy), za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych ( jak np. deklaracje, sprawozdania GUS itd.). Art.18 ust przesądza, że okres sprawozdawczy nie może być dłuższy niż miesiąc.

Uwaga! Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany miesiąc powinno nastąpić nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. Księgi Twojej organizacji są podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu bądź straty z prowadzonej działalności.

Rok obrotowy (art. 3 ust 1 pkt 9 ustawy ) i jego zmiany określony jest w statucie lub umowie, na podstawie której utworzono jednostkę - to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych, pełnych miesięcy, stosowany również do celów podatkowych.

Pamiętaj! Jeśli w statucie Twojej organizacji nie został określony rok obrotowy, to polityka rachunkowości jest dokumentem, w którym należy go ustalić.

Część II - Określenie metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według:

1. Wycena udziałów w innych jednostkach oraz innych inwestycjach zaliczanych do aktywów trwałych prowadzona jest według:
a) Ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
b) Wartości godziwej.
2. Wycena inwestycji krótkoterminowych prowadzona jest według:
a) Ceny rynkowej.
b) Ceny nabycia lub rynkowej zależnie od tego, która z nich jest niższa.
c) Wartości godziwej
3. Wycena rzeczowych składników aktywów obrotowych - materiałów i towarów prowadzona jest w cenach:
a) nabycia,
b) zakupu

Dozwolone jest wprowadzenie możliwości zwiększenia ceny nabycia lub kosztu wytworzenia o koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych na sfinansowanie aktywów oraz uwzględnienie związanych z nim różnic kursowych (art. 28 ust 4).

Ustala się wycenę rozchodu rzeczowych składników obrotowych według:
1. Metody cen przeciętnych, ustalonych w wysokości średniej ważonej cen,
2. Metody FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło),
3. Metody LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło),
4. W drodze szczególnej identyfikacji.

Rzeczowe składniki aktywów - produkty niezakończone wycenia się według:
1. Na poziomie kosztów wytworzenia
2. Na poziomie bezpośrednich kosztów wytworzenia.
3. Nie wycenia się w ogóle.

Przychody z wykonania nie zakończonej usługi, w tym budowlanej, liczone są proporcjonalnie do stopnia jej zaawansowania:
1. Z udziałem kosztów poniesionych od dnia zwarcia umowy do dnia ustalenia przychodu w całkowitych kosztach wykonania usługi,
2. Na podstawie liczby przepracowanych godzin bezpośrednich lub wykonania usługi,
3. Na podstawie obmiaru wykonanych prac,
4. Inną metodą pod warunkiem, że wyrażają w sposób wiarygodny stopień zaawansowania usługi.

Podstawowa działalność jednostki: działalność statutowa nieodpłatna (np. działalność socjalna, terapeutyczna) i działalność statutowa odpłatna (np. działalność szkoleniowa, edukacyjna). Należy przy tym pamiętać, że zarówno działalność statutowa nieodpłatna i odpłatna powinna zgadzać się z zapisami statutu Twojej organizacji.
Pomocnicza działalność jednostki: działalność gospodarcza, np. działalność handlowa, usługowa, produkcyjna (poligraficzna, reklamowa, transportowa, itp.). Należy tu pamiętać, że działalność gospodarczą Twoja organizacja pozarządowa może prowadzić jedynie w przypadku jeśli została ona przewidziana zapisami statutu oraz zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego.

Ewidencja kosztów prowadzona jest według:
1. Tylko ich rodzajów (koszty rodzajowe) - konta zespołu „4",
2. Tylko typów działalności - konta zespołu „5" z ewentualnym dalszym podziałem wg rodzajów.
3. Rodzajów na kontach zespołu „4" i równocześnie według typów działalności na kontach zespołu „5"

Sprawozdanie rachunek zysków i strat - według wzoru:.............
1. Wariant porównawczy.
2. Wariant kalkulacyjny.
Rodzaje kosztów, które występują w Twojej organizacji generalnie można podzielić na koszty związane z realizacją zadań statutowych oraz koszty administracyjne. Poniżej przedstawiono zasady podziału tych kosztów

Do kosztów statutowych możesz zaliczyć koszty ściśle związane z realizacją konkretnych zadań statutowych, tzw. koszty bezpośrednie projektu. Mogą to być np. koszty promocji projektu, druku materiałów informacyjnych, koszty zakup materiałów niezbędnych w projekcie np. dyplomów, nagród, przy szkoleniach, teczek, długopisów, flipchartów, koszty delegacji związanych z projektem, wynagrodzenie koordynatora projektu, wynagrodzenia szkoleniowców, asystentów projektu, itp.

Kosztami administracyjnymi możesz nazwać koszty pośrednio związane z realizowanymi zadaniami statutowymi oraz koszty występujące w Twojej organizacji niezależnie od prowadzonych zadań statutowych. . Zaliczamy do nich koszty tj.: wynagrodzenie związane z obsługą finansową projektu, audyt projektu, czynsz i media za lokal w część dotyczącej realizowanego projektu, koszty telefonów, materiałów biurowych, również koszty zakupu wyposażenia np. rzutnik do prowadzenia wykładów, który po skończonym projekcie będzie wykorzystywany do innych celów statutowych organizacji, koszty prowizji bankowych, opłat pocztowych, koszty wynagrodzeń pracowników Twojej organizacji np. księgowej.

Część III - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) oraz zakres ewidencji pozabilansowej.
2. Zasady grupowania zdarzeń (ujmowania na kontach księgowych).
3. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
4. Wykaz ksiąg rachunkowych oraz wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem:
a) struktury,
b) wzajemnych powiązań,
c) oraz ich funkcji w organizacji całości.
5. Dokumentacja systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej

Środki trwałe
Podstawę ewidencji środków trwałych stanowią dokumenty:
OT - przyjęcie środka trwałego
LT - likwidacja środka trwałego
PT - przekazanie środka trwałego

Ewidencja analityczna powinna zapewnić ustalenie dla każdego obiektu:
• Wartość początkową (cenę nabycia lub koszt wytworzenia),
• Identyfikację jednostkową (za pomocą tzw. Numeru inwentarzowego),
• Klasyfikację jednostkową (według KŚT - dla potrzeb obliczenia amortyzacji i sprawozdawczości)
• Datę przyjęcia do użytkowania, określenie miejsca użytkowania i osób majątkowo odpowiedzialnych.

Ewidencję analityczną stanowią:

1. Książka inwentarzowa:
• książkę inwentarzową prowadzi się dla wszystkich środków trwałych według ich klasyfikacji rodzajowej
• zapisów przychodów środków trwałych dokonuje się w porządku chronologicznym, nadając numer inwentarzowy.
• Numer inwentarzowy nadaje się na cały czas użytkowania (od momentu przyjęcia do momentu likwidacji Lub sprzedaży) w sposób trwały np. farbą na tabliczce metalowej lub folii samoprzylepnej.
• Zapisu rozchodów dokonuje się poprzez odpowiednie adnotacje, anulując równocześnie dany numer inwentarzowy.

2. Karty analityczne:
• Z podziałem na obiekty i osoby odpowiedzialne za stan i należyte użytkowanie.

Kartę analityczną zakłada się dla każdego środka trwałego wpisanego do księgi inwentarzowej. Zawiera ona:

• Numer inwentarzowy,
• Nazwę środka trwałego, grupę (KST),
• Opis techniczny
• Wartość początkową
• Datę wprowadzenia do użytkowania (z OT),
• Miejsce użytkowania,
• Okres używania,
• Zwiększenie wartości (ulepszenia),
• Koszty remontów,
• Przeszacowanie.

3. Tabela amortyzacji.

Tabela amortyzacji stanowi podstawę obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Zakłada się ją na początek roku w oparciu o dane wynikające z inwentaryzacji i kart analitycznych środków trwałych.

Tabela prowadzona jest według:
• Klasyfikacji rodzajowej (KŚT),
• Miejsc powstania koszów.

W/w urządzenia uzgadniane są z kontem syntetycznym co najmniej według stanu na 31.12.xx każdego roku.

Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o niskiej jednostkowej wartości początkowej nieprzekraczającej granicy 3500,00 zł. określonej dla celów p.d.o.p są amortyzowane w 100% w miesiącu oddania do użytkowania.
2. Podstawą ustalenia amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 3500,00 zł. jest ustalony okres używania na piśmie (OT) przez służby inwestycyjne lub techniczne dla bezpośrednich zakupów
3. Metody amortyzacji: liniowa, degresywna.

Środki trwałe w budowie
Ewidencja szczegółowa powinna umożliwiać skalkulowanie ceny nabycia, kosztu wytworzenia lub ulepszenia poszczególnych środków trwałych oraz poniesionych kosztów bez uzyskania efektu gospodarczego.
Zakup gotowych środków trwałych nie wymagających montażu ani remontu przed przyjęciem do użytkowania ewidencjonuje się bezpośrednio na koncie „środki trwałe".

Podstawę ewidencji środków trwałych w budowie stanowią dokumenty:
• Obce faktury i własne dokumenty,
• Protokół przyjęcia środka do użytkowania i OT.

Dokładne określenie daty, pod którą w ewidencji księgowej dokonuje się zmiany w stanie i ruchu środków trwałych ma istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia wysokości amortyzacji.

Przyjmuje się, że datą pod którą w ewidencji księgowej dokonuje się zmiany w stanie i ruchu środków trwałych jest:

a) w przypadku inwestycji - data zakończenia inwestycji, tzn. protokolarnego przyjęci środka do użytkowania. Jeżeli przyjęcie do użytkowania nastąpiło wcześniej od przyjęcia protokolarnego za datę zakończenia uważa się datę faktycznego przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
b) W przypadku likwidacji - data zatwierdzenia protokołu likwidacji przez kierownika jednostki, niezależnie od tego, kiedy nastąpiła fizyczna likwidacja,
c) W przypadku nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania - data sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego.
d) W przypadku ujawnienia niedoboru lub nadwyżki - data ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej wynikająca z protokołu komisji.
e) W przypadku sprzedaży - data protokołu przekazania środka trwałego jest podstawą dla daty faktury sprzedaży.

Dokumentacją rozrachunków z kontrahentami są faktury własne, obce i umowy
Prowadzi się ją z podziałem na:
• Należności, zobowiązania,
• Krajowe, zagraniczne,
• Należności, zobowiązania inwestycyjne,
• Zaliczki otrzymane, przekazane,
• Kaucje otrzymane, przekazane,
• Rejestry VAT.

Rozrachunki z pracownikami
Dokumentacja: karty pracy, umowy, listy płac- imienne kartoteki wynagrodzeń zapewniające rozliczenie p.d.o.f. i uzyskanie informacji dla celów ZUS.

Operacje sprzedaży
Kolejno numerowane własne faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną dla potrzeb VAT, pdop i innych rozliczeń. Rejestry VAT.

Operacje zakupu
Ewidencji dokonuje się na podstawie obcych faktur i innych dokumentów ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych. Rejestry VAT.

Koszty i składniki aktywów istotne dla jednostki
Ewidencjonujesz w:
1. Układzie rodzajowym.
2. Układzie kalkulacyjnym.

Operacje gotówkowe
Ewidencjonujesz na podstawie dokumentów KW i KP - raport kasowy. W przypadku prowadzenia rozliczeń w obcych walutach należy prowadzić raporty kasowe z podziałem na kasy i rodzaje walut, np. kasa i RK w PLN, kasa i RK w EURO, kasa i RK w USD.

Zapasy (art. 17. ust.2 ustawy o rachunkowości)
Ewidencjonujesz na postawie:
1. Pz - przyjęcia do magazynu.
2. Rw - wydania z magazynu do zużycia
3. Wz - wydania z magazynu do sprzedaży

Uwaga! Nie każda organizacja prowadzi ewidencję magazynową. Małe i średnie organizacje zazwyczaj, nie prowadząc sprzedaży towarów, zaliczają zakupy np. materiałów biurowych, bezpośrednio w koszty. Nie ma wtedy konieczności prowadzenia ewidencji zapasów.

Materiały i towary ewidencjonujesz metodą:
1. Ilościowo - wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych - w księgowości.
2. Ilościową obrotów i stanów dla poszczególnych składników w magazynie

Wycena przychodu zapasów wg ceny zakupu
Wycena rozchodu wg ceny LIFO (ostatnie weszło pierwsze wyszło).

Podstawą ewidencji zapasów wyrobów gotowych, usług i produkcji nie zakończonej są:
• Dla wyrobów gotowych - Pz - przyjęcie do magazynu
Wz - wydanie z magazynu
• Dla usług - protokoły z częściowego wykonania prac,
- protokoły końcowe.
• Dla produkcji nie zakończonej: - inwentaryzacja - spis z natury i wycena wg bezpośrednich kosztów wytworzenia.

Wykaz ksiąg rachunkowych - są to zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald w postaci:
1. Dziennika.
2. Księgi głównej (konta syntetyczne)
3. Ksiąg pomocniczych.
4. Zestawień obrotów i sald.
5. Wykaz składników aktywów i pasywów

Wyżej wymienione zbiory i zestawienie ksiąg na ekranie komputera muszą posiadać:
1. Trwałe i wyraźne oznaczenie nazwą jednostki.
2. Nazwę księgi.
3. Nazwę programu przetwarzającego dane.
4. Oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego (miesiąc) i datę sporządzenia
5. Automatyczne ponumerowanie strony
6. Sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły.

Określa się comiesięczny wymóg: uzgodnienia obrotów, zestawienia kont księgi głównej z obrotami dziennika(lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych).

W programach komputerowych prowadzona jest jedna ewidencja na kontach syntetycznych i analitycznych. Zapisy księgowe nanoszone są tylko raz, od razu na odpowiednim koncie analitycznym.

Saldo oraz obroty na koncie syntetycznym uzyskiwane są automatycznie, poprzez sumowanie obrotów kont analitycznych.

Przygotowując wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, trzeba uwzględnić nazwę pliku z jej rozszerzeniami i ścieżkę dostępu składającą się najczęściej z oznaczenia dysku twardego, nazwy katalogu, w którym plik jest przechowywany.

Część plików zawiera dane niezbędne dla działania programu lub inne dane, nie mające bezpośredniego związku z księgami rachunkowymi.

Pamiętaj o tym, aby w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe ujawnić, jaki program księgowy tworzy i obsługuje wymienione w dokumencie zbiory danych.

Dokumentacja komputerowego systemu przetwarzania danych
1. Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe są tworzone i obsługiwane przez programy:..........................
2. Opisy systemu informatycznego, programów oraz procedur, algorytmów i funkcji - posiadają kierownicy działów użytkujący odpowiednie programy. Są oni odpowiedzialni za użytkowanie programów zgodnie z instrukcjami.

Część IV - Określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych (art.71 i art.72)

1. Stosowane są następujące odporne na zagrożenia nośniki danych:.........................
a) tradycyjny nośnik informacji - wydruk komputerowy.
b) Inne - na nośnikach komputerowych pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

2. Stosuje się następujące środki ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego:..........................

Ochrona przed wirusami komputerowymi:
• Zakup programu antywirusowego (objęty opłatą licencyjną) zawierającego polską bazę wirusów,
• Regularne skanowanie zawartości komputera pod kątem występowania w nie nim wirusów a w szczególności:
- sprawdzanie przychodzącej poczty,
- sprawdzanie aktywnej treści przenikającej z sieci do komputera.

3. Kopie danych tworzone są co ............ na zakończenie dnia pracy na...... (zapasowym dysku twardym, dyskietkach itp.).

Obowiązek tworzenia kopii bezpieczeństwa spoczywa na................

Wprowadza się obowiązek przechowywania i tworzenia kopii bezpieczeństwa wersji instalacyjnych programów komputerowych wymienionych w dokumencie.

Zalecenia dotyczące właściwego stosowania programów (M R i F nr 12/2000R.)
1. Przed instalacją oprogramowania należy sprawdzić, czy posiadany sprzęt komputerowy spełnia warunki stawiane przez producenta oprogramowania i czy działa on pod kontrolą odpowiednich wersji systemu operacyjnego i oprogramowania sieciowego. Czynności instalacyjne, o ile to możliwe, należy zlecić producentowi (dostawcy) oprogramowania lub wyspecjalizowanym służbom informatycznym.
2. Nie wolno instalować, ani używać oprogramowania finansowo-księgowego, które nie zostało wcześniej dopuszczone do stosowania w jednostce, co zostało potwierdzone dokumentem „Protokół dopuszczenia programu/systemu do eksploatacji".
3. Przed każdą zmianą środowiska informatycznego, w jakim pracuje eksploatowany program użytkowy, w tym przede wszystkim przed zmianą wersji systemu operacyjnego, oprogramowania sieciowego, kart sieciowych lub innych urządzeń komunikacyjnych oraz przed każdą rozbudową liczby stanowisk należy skontaktować się z producentami oprogramowania w celu upewnienia się czy, planowane zmiany nie wpłyną negatywnie na działanie programów i czy niewskazana jest obecność przedstawicieli producenta w czasie przeprowadzania zmian. Opisane zmiany powinny być wprowadzane wyłącznie przez wyspecjalizowane służby informatyczne.
4. Przed rozpoczęciem korzystania z programu należy zapoznać się z podręcznikiem użytkownika, dostarczonym przez producenta oprogramowania i bezwzględnie stosować się do zamieszczonych tam poleceń oraz wskazówek. Szczególną uwagę należy zwrócić na zalecane czynności konserwacyjne, takie jak np. testowanie logicznej poprawności bazy danych.
5. Zobowiązuje się każdego użytkowania oprogramowania do przestrzegania reguł bezpieczeństwa opisanych w dokumencie: „ Zasady ochrony danych, programów i sprzętu informatycznego".

Zmiany polityki (zasad) rachunkowości

Zmiany polityki rachunkowości Twoja organizacja może dokonać począwszy od pierwszego dnia roku obrotowego. Zmianę polityki rachunkowości możesz wprowadzić uchwałą zarządu organizacji. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji organizacja Twoja może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne przewidziane ustawą. Zmianę polityki rachunkowości dokonuje się poprzez wprowadzenie aneksem zmian do istniejącego dokumentu jeśli zakres zmian jest bardzo duży, zmiany wprowadza się poprzez ustanowienie uchwałą zarządu jednolitego tekstu.

Pamiętaj przy tym, że wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości Twojej organizacji wymaga uwzględnienia ich i opisania w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego. W sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym wprowadzono zmiany, należy podać przyczyny wprowadzonych zmian i określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy organizacji. Musisz przy tym pamiętać, że niezbędne jest zapewnienie porównywalności danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Dokumentacja kosztów organizacji

Twoja organizacja jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 updop).

Pamiętaj! Twoja organizacja zobowiązana jest wyodrębnić w planie kont przychody i koszty dotyczące działalności statutowej nieodpłatnej, działalności statutowej odpłatnej oraz działalności gospodarczej (jeżeli taką prowadzi). Koszty i przychody te powinny być wyodrębnione i ewidencjonowane w sposób umożliwiający wykazanie wyniku na każdym rodzaju działalności organizacji.

Amortyzacja i środki trwałe

Zapis kosztów amortyzacji w księgach rachunkowych jest dokonywany na podstawie PK - polecenia księgowania. PK dotyczące rozliczenia amortyzacji sporządza się w oparciu o prowadzoną tabelę amortyzacyjną. Tabela amortyzacyjna pełni rolę ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W tabeli powinny znajdować się: wartość początkowa środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wartość umorzenia i naliczane odpisy amortyzacyjne za poszczególne okresy sprawozdawcze. W ciągu roku obrotowego musisz dokonywać w tabeli zapisów zmian dotyczące amortyzowanych aktywów (zwiększenie stanu aktywów lub zmniejszenie).

Każdy środek trwały w Twojej organizacji powinien posiadać tzw. kartę środka trwałego, która zawiera:
• numer inwentarzowy,
• nazwę środka trwałego
• datę przyjęcia do używania
• symbol KŚT
• miejsce użytkowania
• opis stanu technicznego
• wartość początkową oraz składniki wartości początkowej
• zmiany wartości początkowej stanowiącej podstawę odpisów amortyzacyjnych
• dotychczasowe umorzenie
• metodę i stawkę amortyzacji

Inwentaryzacja

Twoja organizacja ma obowiązek przeprowadzać okresowo spis z natury składników majątku. Prace inwentaryzacyjne powinny rozpocząć się najwcześniej 1 października, a zakończyć najpóźniej 15 stycznia następnego roku. Inwentaryzację można podzielić na 3 podstawowe etapy:
• wydanie przez zarząd Twojej organizacji lub dyrektora biura (jeśli ma takie uprawnienia nadane uchwałą zarządu) zarządzenia wewnętrznego powołującego komisję inwentaryzacyjną
• przeprowadzenie inwentaryzacji - przygotowanie oświadczeń wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, arkuszy spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych, załączniki do arkuszy spisowych, protokoły wyceny zapasów, sprawozdania zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji
• ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjne na podstawie zestawienia zbiorczego spisu z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna:
• część wstępna zawierająca akty prawne stanowiące podstawę sporządzenia instrukcji, wewnętrzne instrukcje lub zarządzenia
• cel i istota inwentaryzacji
• techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy
• formy i metody inwentaryzacji
• terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji
• etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, czynności właściwe, czynności rozliczeniowe, czynności poinwentaryzacyjne)
• kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych
• powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej
• zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów
• uproszczenia inwentaryzacji
• zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Poniżej przedstawiono najważniejsze terminy i metody sporządzania inwentaryzacji

Lp. Rodzaj składnika majątku Termin inwentaryzacji Metoda inwentaryzacji
1. Aktywa pieniężne, w tym środki pieniężne w kasie (krajowe i zagraniczne) oraz papiery wartościowe (czeki, weksle, obligacje, bony skarbowe) Na dzień 31 grudnia Spis z natury
2. Aktywa finansowe, w tym środki pieniężne na rachunkach bankowych 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Potwierdzenie sald
3. Materiały, towary, produkty w toku oraz produkty gotowe odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia Na dzień 31 grudnia (dodatkowo comiesięczna inwentaryzacja w celu korekty kosztów) Spis z natury
4. Środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony (np. budowle podziemne), grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntu oraz środki trwałe w budowie - z wyjątkiem maszyn i urządzeń 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
5. Składniki aktywów będące własnością innych jednostek - powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Spis z natury
6. Powierzone kontrahentom własne składniki aktywów - na podstawie umowy najmu lub dzierżawy 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Potwierdzenie sald
7. Należności, w tym udzielone pożyczki - z wyłączeniem należności wątpliwych i spornych 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Potwierdzenie sald
8. Należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
9. Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych i wobec pracowników 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
10. Wartości niematerialne i prawne, inwestycje zaliczone do aktywów trwałych, odpisy aktualizujące należności i aktywa rzeczowe 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
11. Rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, rezerwy 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
12. Kapitały (fundusze) własne i fundusze specjalne 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
13. Aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo 1 października bieżącego roku - 15 stycznia następnego roku Weryfikacja sald
Zazwyczaj nie uzgadnia się tzw. „sald zerowych". Jednak jeśli kierownik jednostki uzna to za konieczne należy takie salda również potwierdzić.
Protokół inwentaryzacji kasy

Zawiera on spis będących w kasie banknotów, monet i innych wartości pieniężnych, a także druków ścisłego zarachowania (KP, KW, RK). W przypadku stwierdzenia niedoborów lub nadwyżek w protokole powinien znajdować się ich opis wraz z podaniem przyczyn ich powstania.

Co powinien zawierać protokół z inwentaryzacji kasy:
• datę przeprowadzenia inwentaryzacji kasy
• imiona i nazwiska członków komisji spisowej
• imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera)
• potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki w kasie
• potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki według ostatniego raportu kasowego
• wyjaśnienia przyczyn powstania ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej (niedoboru lub nadwyżki)
• potwierdzenie prawidłowości udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym (numery ostatnich dowodów KP, KW)
• stwierdzenie sprawdzenia zabezpieczenia kasy, zabezpieczenia pomieszczeń kasowych (klucze zapasowe, instalacje alarmowe)
• podpisy osób wchodzących w skład komisji spisowej oraz kasjera

Przykład protokołu z inwentaryzacji gotówki w kasie

PROTOKÓŁ

Z inwentaryzacji przeprowadzonej w kasie znajdującej się w biurze ........... ......................... przy ul. ......................w Warszawie w dniu 31 grudnia 2007 r.

Przez zespół spisowy w składzie:
1. ........................... - przewodniczący zespołu spisowego
2. ..........................- członek zespołu spisowego
3. ..........................- członek zespołu spisowego
W obecności kasjera - .................................

W wyniku inwentaryzacji stwierdzono:
Stan faktyczny gotówki w kasie:
a) Banknoty:
14 x 100 zł = 1 400,00zł
6 x 50zł = 300,00zł
47 x 20zł = 940,00zł
b) Bilon:
1 x 5zł = 5,00zł
1 x 2 zł = 2zł
1 x 1 zł = 1zł
4 x 0,02zł = 0,08zł
Razem banknoty + bilon: 2 648,08zł

c) stan gotówki według ostatniego raportu kasowego nr 6/2007 z dnia 31.12.2007 r.
- 2 648,08zł

d) różnica inwentaryzacyjna (niedobór/nadwyżka) - nie stwierdzono

1. Numer ostatniego raportu kasowego - 6/2007
a) numer ostatniego dowodu KP - 8/2007
b) numer ostatniego dowodu KW - 2/2007
2. Inne wartości pieniężne - nie stwierdzono
3. Inne stwierdzenia zespołu spisowego:
a) Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy, przechowywania gotówki oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa - gotówka przechowywana jest prawidłowo w zamkniętej kasetce do przechowywania pieniędzy, szafa pancerna, w której trzymana jest kasetka zabezpieczona jest przed dostępem osób trzecich.
b) Sprawność urządzeń alarmowych - miejsce na pomieszczenie biurowe jest podnajmowane od ........................ Biuro znajduje się w budynku odpowiednio zabezpieczonym.
c) Uwagi dotyczące dokumentacji kasowej - dokumentacja kasowa prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowymi, z należytą starannością i uwagą.

Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w kasie.

Podpisy członków zespołu spisowego: Podpis kasjera:
1. .......................................... .............................
2. ..........................................
3. ..........................................

Podstawy prawne:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117
• ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - Dz.U. Nr 96, poz. 873; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 94, poz. 651
• ustawa z 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 102, poz. 1055)
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858; ost.zm. Dz.U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221)